Forum Konsultasi Publik Solusi Bagi Peningkatan Pelayanan

Forum Konsultasi Publik Solusi Bagi Peningkatan Pelayanan

Badan Perpustakaan Provinsi Kalimantan Timur yang saat ini telah berubah menjadi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (DPKD) Provinsi Kalimantan Timur telah menorehkan berbagai prestasi  yang sangat membanggakan masyarakat, beberapa prestasi tersebut diantaranya perolehan ISO 9001:2008 ( Sistem Manajemen Mutu) dari lembaga sertifikasi TUV NORD dari Jerman Tahun 2011 dan 2014. Penghargaan tingkat Nasional diantaranya :

  1. Penghargaan Citra Pelayanan Prima Tingkat Madya Tahun 2010dari Menteri PAN dan RB.
  2. Perolehan Citra Pelayanan Prima Tingkat Utama ( Nilai ‘A”) Tahun 2013.
  3. Penghargaan Pengembangan E-Library ‘Grade A” dari Perpustakaan Nasional RI Tahun 2014.
  4. ri ‘GreenPengh Zone’ dari Ombudsman RI. Tahun 2015-2016.

Selain penghargaan tingkat Nasional  penghargaan tingkat Provinsi juga tidak kalah membanggakan, diantaranya :

  1. Terbaik I pada ajang pemeringkatan E-government antar SKPD se-Kalimantan Timur Tahun 2010
  2. SKPD Terbaik I Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur tahun 2011
  3. SKPD Terbaik II Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur tahun 2012
  4. Juara 3 Kategori Penggunaan IT dalam ajang Kaltim Fair 2015.

Sebagai SKPD yang langsung melakukan pelayanan kepada masyarakat, Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Daerah Kalimantan Timur terus melakukan perbaikan layanan perpustakaan, baik berupa produk Jasa layanan dan pengembangan Inovasi  melalui aplikasi i kaltim dan juga pemanfaatan berbagai media sosial  seperti Facebook, Tweeter, dan YouTube. Namun sayangnya berbagai peningkatan produk layanan  yang telah dilakukan belum mampu mendongkrak penambahan jumlah pengunjung perpustakaan yang pada tahun 2017 kecenderungannya menurun. Berdasarkan data dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Jumlah pengunjung pada tahun 2016  sebanyak 147.436 pengunjung, sementara pada tahun 2017 ini per Bulan Agustus saja menurun drastis hanya 55.605 pengunjung. Adapun data pengunjung dapat dilihat di bawah ini :

Data Jumlah Pengunjung Berdasarkan Segmen Masyarakat

Pengguna Perpustakaan Tahun 2016-2017

Sumber: Dinas Perpustakaan dan Kerasipan Daerah Provinsi Kaltim 2017

 

Berdasarkan  data diatas dapat terlihat jumlah pengunjung terbesar adalah pada segmen mahasiswa, hal ini berkaitan dengan berbagai tugas dan laporan akhir/ skripsi yang dibebankan pada mahasiswa sedangkan segmen lain relatip masih minim jumlah pengunjungnya. Hal inilah yang menyebabkan pada waktu mahasiswa musim libur, Perpustakaan Daerah akan nampak sepi pengunjung. Penurunan Jumlah pengunjung pada tahun ini juga disebabkan oleh kebijakan jam layanan perpustakaan yang tidak lagi menerapkan waktu layanan pada sore dan malam hari serta tidak adanya layanan perpustakaan pada hari Sabtu dan Minggu. Banyak masyarakat yang mengadukan kekecewaannya tentang perubahan jam layanan perpustakaan ini, sedangkan pihak Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kaltim sendiri terus mencari solusi dari menurunnya jumlah pengunjung perpustakaan on site ini.

Dinas Perpustakaan Daerah dan Kearsipan Daerah Kalimantan Timur, perlu melakukan percepatan perningkatan dan perbaikan layanan guna menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang terjadi dalam pelayanan perpustakaan. Berbagai permasalahan yang dihadapi  saat ini oleh Dinas Perpustakaan Daerah Provinsi Kaltim, diantaranya:

  1. Masih adanya keluhan dan kekecewaan masyarakat terhadap layanan perpustakaan, walaupun nilai kepuasan IKM Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah berada pada level BAIK/ PUAS ( periode 2010-2016) dan periode 2017 ( Januari 2017)
  2. Terjadinya trend penurunan jumlah pengunjung perpustakaan on-site
  3. Terganggunya akses masyarakat untuk ke Perpustakaan pada saat banjir.
  4. Tingkat pendayagunaan layanan koleksi digital ( e-book) melalui aplikasi I kaltim belum optimal .

Serta permasalahan-permasalahan lain yang memberi kontribusi pada penurunan jumlah pengunjung dan juga layanan perpustakaan lainnya.

Sebagai Dinas yang berhadapan langsung dengan pelayanan publik, dimana perpustakaan berperan langsung dalam peningkatan kecerdasan bangsa, maka perbaikan pelayanan yang terus menerus harus dilakukan. Forum Konsultasi Publlik yang diamanatkan oleh Kementrian PAN dan RB nomor 56 Tahun 2017 tentang Pembentukan dan Penyelenggaraan Forum Konsultasi Publik harus dilaksanakan bukan sekedar memenuhi program Kementrian PAN RB tersebut namun benar-benar menjadi wadah berkumpul para pemustaka untuk memberikan ide-ide dan menjawab solusi dari permasalahan perpustakaan yang ada. Forum Konsultasi Publik digagas oleh Kementrian PAN RB untuk meningkatkan partisipasi masyarakat dalam peningkatan pelayanan publik.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan  Daerah Provinsi Kalimantan Timur sendiri telah melakukan Forum Konsultasi Publik (FKP)  pada bulan Agustus 2017. Forum ini dihadiri oleh berbagai elemen masyarakat  diantaranya  pejabat struktural dan fungsional Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kaltim, berbagai perwakilan LSM, Perwakilan Perguruan Tinggi Negeri dan Swasta, perwakilan Perpustakaan khusus/ OPD, dan Pemustaka Aktif Dinas Perpustakaan Kearsipan Daerah (DPKP) Kaltim sebagai pengguna langsung layanan perpustakaan. Berbagai ide dan solusi mengemuka dalam forum tersebut untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang dihadapi oleh DPKD Kaltim serta untuk meningkatkan pelayanan terhadap layanan perpustakaan DPKD Kaltim. Beberapa ide yang mengemuka pada forum ini diantaranya:

  1. Peningkatan kualitas SDM pelayanan perpustakaan melalui kerjasama dengan instansi -instansi serta narasumber diklat diklat pelayanan public, pelayanan prima dll.
  2. Pengembalian jam buka layanan perpustakaan pada sore dan malam hari sertahari Sabtu dan Minggu dengan melibatkan relawan -relawan perpustakaan, yang bisa dilakukan dengan cara bekerjasama dengan SMA dan Perguruan tinggi baik negeri dan swasta.
  3. Mensosialisasikan i-kaltim melalui acara-acara non formal yang tidak memerlukan anggaran, bisa juga melalu taman bacaan yang sudah berjalan dan tersebar di seluruh daerah di pelosok Kaltim
  4. Mengaktifkan kembali berbagai program-program layanan perpustakaan seperti layanan wisata perpustakaan, layanan perpustakaan keliling dll.

Adanya rasonalisasi dan pemangkasan anggaran terhadap hampir semua SKPD di Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur, termasuk bagi DPKD yang secara langsung maupun tidak langsung  mempengaruhi layanan perpustakaan yang diberikan kepada masyarakat, termasuk berkurangnya jam layanan perpustakaan yang juga dikeluhkan oleh masyarakat. Namun sudah sepatutnyalah anggaran tidaklah manjadi alasan, karena masyarakat pengguna jasa pelayanan publik tidak memerlukan berbagai alasan agar pemenuhan kepuasan pelayanannya terpenuhi.

Forum Konsultasi Publik ini menjadi salah satu cara untuk menemukan solusi bagi peningkatan pelayanan perpustakaan dan peningkatan jumlah pengunjung perpustakaan. Berawal dari Forum inilah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah akan mendapatkan masukan-masukan dan ide-ide berharga untuk peningkatan pelayanan perpustakaan. Melalui Peningkatan layanan perpustakaan dengan sendirinya akan menambah jumlah kunjungan pemustaka. Sudah selayaknyalah perpustakaan menjadi alternative bagi tempat wisata yang menarik bagi semua orang. Dengan bertambahnya pengunjung berarti minat baca penduduk Kalimantan Timur semakin besar. dan semakin besarnya minat baca berarti tugas negara mencerdaskan kehidupan bangsa menjadi mudah terwujud. Semoga forum konsultasi publik ini bukan hanya memenuhi “syarat” instansi pelayanan publik  sesuai anjuran Kementrian PAN dan RB saja, namun betul-betul hasil dari forum ini dapat dilaksanakan serta Forum ini berguna sebagai sarana dan wadah partisipasi masyarakat yang terus menambah kebaikan pelayanan pada DKPD Kaltim.

PKP2A III LAN  yang juga memberikan pelayanan kepada stakeholder melalui Kajian Inovasi dan Diklat di bidang Administrasi Negara, sebaiknya juga membuat forum seperti ini untuk menampung keluhan dan saran para stakeholder demi percepatan perbaikan pelayanan PKP2A III LAN yang semakin baik lagi. Selama ini PKP2A III LAN dalam melakukan evaluasi pelayanan biasanya menyebarkan angket/ kuisioner yang disebarkan melalui media sosial pada akhir tahun, dengan adanya bentuk forum konsultasi publik seperti yang telah dilakukan DKPD Kaltim  akan mampu menampung aspirasi secara langsung dari  para stakeholder PKP2A III LAN sehingga menjadikan PKP2A III LAN menjadi semakin maju dan bermanfaat bagi stakeholder di Kalimantan.

Penulis: Lia Rosliana, Peneliti PKP2A III LAN

Share this post